গবেষণায় দেখা গেছে, উৎপাদনশীলতা সরাসরি নির্ভর করে একটি কার্যকর টাইম ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ওপর ।। ছবি: ফোর্বস
উদ্যোক্তা জীবন মানেই হলো নানা রকমের চাপ। মিটিং, স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং, ক্লায়েন্ট রিলেশনশিপ, টিম ম্যানেজমেন্ট- সব মিলিয়ে চব্বিশ ঘণ্টাও যেন কম মনে হয়। এই সীমাহীন কাজের চাপ প্রায়শই স্ট্রেস সৃষ্টি করে এবং দীর্ঘমেয়াদে ব্যবসার গ্রোথকে ধীর করে দেয়। অথচ, সফল উদ্যোক্তারা তাদের সময়কে এমনভাবে ব্যবহার করেন যেন তারা একই দিনে অন্যদের চেয়ে বহুগুণ বেশি কাজ করে ফেলছেন। আর এর পেছনের রহস্য হলো তারা স্মার্ট ও পরীক্ষিত কিছু সময় ব্যবস্থাপনা নিয়ম মেনে চলেন।
গবেষণায় দেখা গেছে, উৎপাদনশীলতা সরাসরি নির্ভর করে একটি কার্যকর টাইম ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ওপর। আমরা এখানে সেই ৭টি শক্তিশালী নিয়ম বিশদভাবে আলোচনা করব, যা আপনার দৈনিক কাজ এবং ব্যবসার বৃদ্ধিতে ভীষণ রকম সহায়ক হতে পারে।
আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স
অনেক উদ্যোক্তাই দিন শুরু করেন ইনবক্স চেক করে বা হঠাৎ করে সামনে আসা জরুরি কাজ সামলে। কিন্তু আইজেনহাওয়ার ম্যাট্রিক্স আমাদের শেখায়, সব জরুরি কাজ আসলে গুরুত্বপূর্ণ নয় এবং আপনার মূল্যবান ফোকাস কোথায় থাকা উচিত।
এই পদ্ধতিতে কাজকে চারটি ভাগে ভাগ করা হয়-
গুরুত্বপূর্ণ ও জরুরি: এগুলো হলো সঙ্কটময় কাজ, যেমন ক্লায়েন্ট ক্রাইসিস বা আসন্ন ডেডলাইন। এই কাজগুলো অবশ্যই সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার দিয়ে আগে শেষ করতে হবে।
গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু জরুরি নয়: এই কাজগুলিই সবচেয়ে বেশি মূল্যবান। যেমন: দীর্ঘমেয়াদি স্ট্র্যাটেজিক প্ল্যানিং, নতুন প্রোডাক্ট ডেভেলপমেন্ট, দক্ষতা বৃদ্ধি বা টিমের মেন্টরিং। বেশিরভাগ উদ্যোক্তা এই অংশে পর্যাপ্ত সময় দেন না, যার ফলে দীর্ঘমেয়াদি গ্রোথ আটকে যায়। এই কাজগুলোর জন্য ক্যালেন্ডারে সময় বরাদ্দ করতে হবে।
জরুরি কিন্তু কম গুরুত্বপূর্ণ: এই কাজগুলো মূলত অন্য কেউ সহজেই করতে পারে, যেমন রুটিন ফলো-আপ কল বা কম গুরুত্বপূর্ণ মিটিং। এই ধরনের কাজ ডেলিগেট করে দিলেই আপনার সময় বহুলাংশে সাশ্রয় হবে।
কম গুরুত্বপূর্ণ ও কম জরুরি: এই কাজগুলো লিস্ট থেকে সম্পূর্ণভাবে বাদ দেওয়া উচিত, কারণ এগুলো সময় নষ্ট ছাড়া আর কিছুই নয়।
প্রতিদিন সকালে মাত্র পাঁচ মিনিট ব্যয় করে কাজগুলোকে এই ম্যাট্রিক্সে সাজালে আপনার কাজের অগ্রাধিকার নির্ধারণ করা সহজ হবে এবং আপনি কার্যকারিতা বাড়াতে পারবেন।
টাইম ব্লকিং
মাল্টিটাস্কিং প্রোডাক্টিভিটি কমিয়ে দেয় এই সত্যের ওপর ভিত্তি করেই টাইম ব্লকিং পদ্ধতি কাজ করে। এই কৌশল অনুসারে, দিনের নির্দিষ্ট একটি অংশ নির্দিষ্ট একটি কাজের জন্য ক্যালেন্ডারে ‘ব্লক’ করে দেওয়া হয়। এর ফলে মস্তিষ্ক জানে কোন সময় তাকে কোন কাজে মনোযোগ দিতে হবে, যা ডিপ ওয়ার্ক বা গভীর মনোযোগ সহকারে কাজ করার জন্য অত্যন্ত সহায়ক।
উদ্যোক্তাদের জন্য সবচেয়ে বেশি ফোকাস প্রয়োজন হয় কৌশলগত কাজ, প্রোডাক্ট ডেভেলপমেন্ট বা গুরুত্বপূর্ণ প্ল্যানিংয়ের জন্য। দিনের শুরুতে, যখন মনোযোগ সবচেয়ে বেশি থাকে, তখন এই ধরনের কাজের জন্য ২-৩ ঘণ্টার ব্লক বরাদ্দ করা উচিত। অন্যদিকে, ইমেইল, টিম কল বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ কাজের জন্য অন্য একটি ব্লক নির্দিষ্ট করে রাখা যেতে পারে। এর মাধ্যমে অযথা বিঘ্ন কমে এবং আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে, আপনার সবচেয়ে মূল্যবান কাজটিই দিনের প্রথমভাগে সম্পন্ন হচ্ছে। ফোকাস টাইমের সময় টিমকে অবহিত করা জরুরি, যাতে এই ব্লকে আপনাকে কেউ বিরক্ত না করে।
২ মিনিটের নিয়ম
ডেভিড অ্যালেনের ফেমাস ‘২ মিনিটের নিয়ম’ একটি সহজ অভ্যাস, যা মানসিক চাপ কমাতে ম্যাজিকের মতো কাজ করে। নিয়মটি হলো- যদি কোনো কাজ ২ মিনিট বা তার কম সময়ে সম্পন্ন করা যায়, তবে তা এখনই করে ফেলুন; টু-ডু লিস্টে রেখে দেবেন না।
ছোট ছোট কাজগুলো (যেমন: একটি দ্রুত ইমেইলের উত্তর দেওয়া, একটি ফাইল পাঠানো, বা কোনো ছোটখাটো আপডেট দেওয়া) টু-ডু লিস্টে জমা হলে সেগুলো মানসিক চাপ বাড়ায় এবং আপনার মূল কাজের মোমেন্টাম নষ্ট করে। এই কাজগুলো তাৎক্ষণিক সম্পন্ন করলে আপনার তালিকা ছোট থাকে, মস্তিষ্ক হালকা থাকে এবং আপনি দ্রুত একটি সফল মোমেন্টাম নিয়ে দিন শুরু করতে পারেন। তবে খেয়াল রাখতে হবে যেন ছোট কাজের ফাঁদে পড়ে মূল ফোকাস নষ্ট না হয়।
ডেলিগেট অর ডাই
অনেক উদ্যোক্তার মধ্যে একটি সাধারণ প্রবণতা হলো সবকিছু নিজে করার চেষ্টা করা, এই ভেবে যে ‘আমিই সবচেয়ে ভালো করতে পারব’। কিন্তু বাস্তবতা হলো, একজন উদ্যোক্তার সময়ের বেশিরভাগই নষ্ট হয় কম-মূল্যের রুটিন কাজগুলোতে, যেমন সোশ্যাল মিডিয়া পোস্ট তৈরি, ডাটা এন্ট্রি বা বেসিক কাস্টমার সাপোর্ট।
‘ডেলিগেট অর ডাই’ (Delegate or Die) কৌশলটি জোর দেয় এই বিষয়ের ওপর যে, আপনার সময় ব্যবসার কৌশলগত দিকে এবং উচ্চ-মূল্যের কাজগুলোতে বিনিয়োগ করা উচিত। যে কাজগুলো আপনার মূল দক্ষতা নয় এবং যা সহজেই শেখানো সম্ভব, তা অবশ্যই ডেলিগেট করতে হবে। সফল ডেলিগেশন নিশ্চিত করার জন্য পরিষ্কার নির্দেশনা, সময়সীমা, প্রয়োজনীয় রিসোর্স প্রদান এবং নিয়মিত চেক ইন অপরিহার্য। দক্ষ ভার্চুয়াল অ্যাসিস্ট্যান্ট নিয়োগ করে বা টিম মেম্বারদের হাতে দায়িত্ব তুলে দিয়ে আপনি প্রতি সপ্তাহে ৫০ থেকে ৮০ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় সাশ্রয় করতে পারেন, যা ব্যবসার গ্রোথে সরাসরি ব্যবহার করা সম্ভব।
পোমোডোরো টেকনিক
পোমোডোরো টেকনিক হলো ২৫ মিনিট ফোকাসড কাজ এবং ৫ মিনিট বিরতির একটি শক্তিশালী পদ্ধতি। এই ছোট সময়ের স্প্রিন্টগুলি প্রোক্র্যাস্টিনেশন কমায় এবং আপনার মস্তিষ্ককে একটি ফ্রেশ অবস্থায় কাজ করতে উৎসাহিত করে।
চারটি পোমোডোরো সেশন বা প্রায় দুই ঘণ্টা কাজ করার পর একটি লম্বা বিরতি (১৫-৩০ মিনিট) নেওয়া হয়। এই পদ্ধতিটি কাজকে সহজে শুরু করতে সাহায্য করে, দীর্ঘ সময় ধরে কাজ করার মানসিক চাপ কমায় এবং গবেষণায় প্রমাণিত যে এটি ব্যবহারকারীরা ৩০-৪০% বেশি ফোকাসড থাকতে পারে। এটি বিশেষভাবে ক্রিয়েটিভ কাজ, লেখালেখি বা কৌশলগত বিশ্লেষণের সময় অত্যন্ত কার্যকর।
ইমেইল ব্যাচিং
ম্যাককিনসে’র গবেষণা অনুযায়ী একজন পেশাদার সপ্তাহে প্রায় ১১ ঘণ্টা ইমেইলে ব্যয় করে। ইমেইল কখনোই দিনের প্রথম কাজ হওয়া উচিত নয়, কারণ এটি আপনাকে রিঅ্যাক্টিভ মোডে ঠেলে দেয়। বারবার ইমেইল চেক করলে মনোযোগ ভেঙে যায় এবং ডিপ ওয়ার্ক সম্ভব হয় না।
সমাধান হলো ইমেইল ব্যাচিং। দিনে মাত্র ২ থেকে ৩টি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করুন যখন আপনি ইমেইল চেক করবেন এবং রেসপন্স করবেন (যেমন: সকাল ১১টা এবং বিকাল ৪টা)। ইমেইল নোটিফিকেশন বন্ধ রাখুন। একই ধরনের প্রশ্নের জন্য টেমপ্লেট ব্যবহার করে সময় বাঁচান। ইনবক্সে আসা প্রতিটি ইমেইলের জন্য একটি সিদ্ধান্ত নিন—Delete, Delegate, Reply, অথবা Later Folder। এর মাধ্যমে আপনি ‘ইনবক্স জিরো’ অর্জনের দিকে এগিয়ে যাবেন এবং আপনার পুরো দিন অযথা বিঘ্নমুক্ত থাকবে।
সাপ্তাহিক পর্যালোচনা
সফল উদ্যোক্তাদের রুটিনের একটি অপরিহার্য অংশ হলো সাপ্তাহিক পর্যালোচনা। সপ্তাহ শেষে ৩০ থেকে ৬০ মিনিটের এই রিভিউ সেশন আপনার সামগ্রিক উৎপাদনশীলতাকে বহুগুণ বাড়িয়ে দেয়।
এই সময় আপনি বিগত সপ্তাহের অর্জনগুলো মূল্যায়ন করেন, দেখেন কোন লক্ষ্যগুলি পূরণ হয়নি এবং কেন হয়নি। এই বিশ্লেষণ আপনাকে ব্যর্থতার কারণগুলি চিহ্নিত করতে এবং পরবর্তী সপ্তাহে আরও কার্যকরভাবে কাজ করার জন্য পরিকল্পনা তৈরি করতে সাহায্য করে। এই পর্যালোচনার ভিত্তিতে, পরবর্তী সপ্তাহের জন্য মাত্র ৩টি প্রধান লক্ষ্য ঠিক করুন। সাপ্তাহিক পর্যালোচনা আপনাকে আপনার কাজ, দল এবং ব্যবসার সামগ্রিক গতির ওপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে সাহায্য করে।
উদ্যোক্তাদের জন্য কেবল কঠোর পরিশ্রম যথেষ্ট নয়, প্রয়োজন স্মার্ট পরিশ্রম। দক্ষতা বা পুঁজির চেয়েও সময়কে সঠিকভাবে পরিচালনা করার ক্ষমতা অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
এই ৭টি কৌশলকে একসঙ্গে প্রয়োগ করার চেষ্টা না করে, প্রথমে ২-৩টি অভ্যাস বেছে নিন যা আপনার বর্তমান রুটিনের সাথে মানানসই। ধীরে ধীরে এই নিয়মগুলো আপনার দৈনন্দিন রুটিনে যোগ করুন। মনে রাখবেন, একজন উদ্যোক্তা হিসেবে আপনার সবচেয়ে বড় শক্তি হলো আপনার ফোকাস, আর এই ফোকাস তখনই তৈরি হয় যখন সময়কে একটি শক্তিশালী অ্যাসেট হিসেবে ব্যবস্থাপনা করা হয়।
